Экспорт данных в формат Excel

Функционал экспорта предназначен для выгрузки информации из системы Vitro-CAD в файлы формата .xlsx. Данные выгружаются в виде стандартных таблиц, что позволяет проводить дальнейший анализ или использовать их для отчетности.

Предварительные условия

• Функция экспорта доступна только для плоских списков.
• Состав колонок и порядок строк в итоговом файле соответствуют текущим настройкам Вида списка в системе.

Порядок действий для экспорта

Для выполнения выгрузки данных выполните следующие шаги:

1.Перейдите в нужный список (например, «Реестр документов» или «Задачи»), данные из которого необходимо экспортировать.

2. Настройте Вид списка: выберите необходимые столбцы и установите правила сортировки. Именно в таком виде данные попадут в Excel.

3. На панели инструментов контекстного меню по трем точкам в шапке списка выберите команду Экспорт в Excel.

Image Removed

4. Система автоматически сформирует файл и начнет его загрузку на ваш локальный компьютер.

Примечание: Имя сформированного файла генерируется автоматически по шаблону: [ИМЯ_СПИСКА]_[МЕСЯЦ]_[ДЕНЬ]_[ЧАС]_[МИНУТЫ].xlsx

Важные особенности

• Ограничение структуры: Экспорт корректно работает только с плоскими табличными представлениями. Экспорт сложных иерархических структур (деревьев папок) в данном режиме не поддерживается.
• Форматирование: При выгрузке сохраняются типы данных (даты, числа), что позволяет сразу использовать формулы Excel в полученном файле.

Импорт замечаний из Excel

Общие положения

...

1. Запуск процедуры импорта замечаний осуществляется процессом "Импорт из Excel", вызываемого из контекстного меню по трем точкам в шапке списка "Замечания". При запуске процедуры импорта запускается отдельный процесс. 
   
   Image Modified
   

...

1. 
   
2. Подготовленный файл с данными для импорта

...

1. загружается в обязательный атрибут "Вложение" на карточке инициализации процесса. 
   
   Image Modified
   

...

1. 
   
2. Пример файла Excel с корректными данными, необходимыми для импорта, можно получить, выгрузив в Excel настроенный в системе вид "Для импорта" списка Замечаний Для этого воспользуйтесь функцией Экспорт в Excel.
   

...

1. 
   Image Added
   

...

1. 
   
2. Перед началом импорта файл проходит проверку на пригодность к импорту (

...

1. валидацию):
   -

...

1.  Формат файла корректный (.xlsx)

...

1. 
   -

...

1.  Приложен только один файл

...

...

1. 
   
2. После старта процесса проверяется наличие

...

1. обязательных столбцов в приложенном файле:

...

1. 
   - Уникальный ИД (id)
   - Тип (content_type_id)

...

1. 
   
   Важно! Строки с незаполненным столбцом "Тип" не обрабатываются и пропускаются! Для импорта замечаний в ячейках столбца "Тип" должно стоять слово Замечание.
   
   Если обязательные столбцы отсутствуют, процесс завершается со статусом "Завершен". В атрибут "Описание" карточки процесса записывается причина, по которой импорт не был произведен.
   Также в "Описание" выводится любая другая ошибка обработки файла, которая не связана с обработкой конкретной строки (замечания).
   
   Image Modified

...

1. 
   
   Важно! При выполнении операции импорта из Excel учитываются и обрабатываются все строки, в которых есть хоть какое-то форматирование. 
   Поэтому перед импортом в файле импорта надо встать на строку, где заканчиваются данные, выделить все строки ниже и нажать удалить. Таким образом будет удалена вся лишняя информация о строках и количество обрабатываемых строк будет равно количеству строк с данными.
   
   
2. Системные атрибуты замечаний (дата создания/изменения, создал, изменил, ИД и т.п.) заполняются в соответствии с настройками системы, как при ручном создании/изменении элемента инициатором импорта.
   

...

1. 
   
2. Замечания создаются/обновляются под правами пользователя, запустившего процесс импорта. Также отрабатывают все вычисления, валидаторы и автоматизация, как и при ручном создании/изменении.
   
   
3. По результату импорта в карточке процесса в атрибуте "Вложение" формируется файл с отчетом "[Название приложенного к процессу файла]__report".
   Если при импорте конкретного замечания произошла ошибка, например, сработал валидатор, то текст ошибки будет выведен в столбец следующий за столбцом, где заканчиваются данные.
   
   Image Added

Создание новых и изменение существующих замечаний

1. Ключевым параметром для определения необходимости создания в системе нового замечания является отсутствие заполненного значения атрибута «id» замечания для данной строки таблицы.

2. Атрибуты нового замечания заполняются в соответствие с содержанием соответствующего столбца таблицы файла Excel. Название в шапке таблицы - пользовательское название атрибутов в системе. Для привязки нового замечания в файлу в системе, необходимо указать guid версии файла из системы в столбце "Версия файла".

3. Если создание замечания невозможно по какой-либо причине (например, сработал валидатор или не найдено соответствие лукапа), то выводится соответствующая ошибка в последнем столбце строки в файле отчета.

Изменение существующих элементов

1. Ключевым параметром для определения необходимости изменения существующего в системе замечания является наличие значений атрибута «id» для данной строки таблицы. Если атрибут «id» заполнен корректно, то обновляется соответствующее ему замечание в Vitro.

2. Атрибуты замечания изменяются и заполняются в соответствие с содержанием ячейки соответствующего столбца таблицы. Название в шапке таблицы - пользовательское название атрибута в системе.

3. Если ячейка в файле пустая, то атрибут не изменяется.

4. Если изменяемый импортом атрибут уже имеет значение, то заменяется старое значение на новое.

...

1. Если в строке импорта не заполнена ячейка в столбце "Уникальный ИД" (id), то будет создано новое замечание. id нового замечания записывается в эту же ячейку в файле отчета. Если эта ячейка заполнена, то замечание, с указанным в ячейке id, будет обновлено.
   
   
2. Атрибуты замечания заполняются/обновляются в соответствии с содержанием соответствующего столбца Excel. Название столбца в шапке таблицы соответствует пользовательскому названию атрибута в системе.
   
   
3. Если ячейка столбца пустая, то соответствующий столбцу атрибут не заполняется/изменяется.
   
   
4. Для привязки замечания к файлу/папке, необходимо указать id элемента (карточки) файла/папки в столбце "Идентификатор элемента" (source_id).
   
   
5. Если создание замечания невозможно по какой-либо причине (например, сработал валидатор или не найдено соответствие

...

1. лукапа), то выводится соответствующая ошибка в последнем столбце строки

...

1. в файле отчета.