Настройка процесса согласования с использованием сервиса Автоматизации

Пошаговый план настройки процесса согласования

1. Определить требования к процессу:
   1. Количество шагов и их названия (статусы процесса).
   2. Название участников каждого шага.
   3. Типы элементов, которые попадут во вложения процесса.
   4. Типы элементов, на которых возможен вызов запуска процесса.
   5. Значения статусов элементов, которые попадут во вложения процесса.
   6. Дополнительные требования к логике процесса, такие как валидаторы, вычисления, оповещения и другие.
2. Создать тип элемента для процесса (внутри группы "Рабочий процесс").
   1. Настроить представления (виды) для детального отображения в правой области и для шага создания. Если в системе отсутствуют подходящие виды, то создать.
   2. Настроить атрибуты типа элемента в соответствии с требованиями к процессу. Если в системе отсутствуют подходящие атрибуты, то создать.
   3. Настроить вычисления типа элемента в соответствии с требованиями к процессу (опционально).
   4. Настроить валидаторы типа элемента в соответствии с требованиями к процессу (опционально).
   5. Настроить привязку типа элемента в соответствии с требованиями к процессу. Привязка определяет на каких типах элемента будет появится возможность запуска данного процесса.
3. Привязать созданный тип элемента к списку Процессы (основное пространство, по умолчанию "Портал").
4. Настроить логику процесса через Автоматизацию в виде канбан доски по атрибуту "Статус процесса" в соответствии с требованиями к процессу.
5. Проверить результат настройки.
6. Подготовить документацию по процессу.

Принципиальное описание жизненного цикла процесса

1. Процесс создается со статусом процесса "Не начат". К этому статусу необходимо привязывать валидаторы (к другим статусам привязывать валидаторы в автоматических процессах нет смысла).
2. При успешном запуске статус процесса переходит в значение "Инициализация" - первому этапу Автоматизации. К этому статусу надо привязывать все подготовительные действия, такие как заполнение первичных атрибутов процессов и так далее.
3. Далее выполняется поэтапные переходы по статусам процесса в соответствии с настроенной логикой автоматизации.
4. В финале необходимо настроить завершение процесса через установку статуса процесса "Завершен".

Пример настройки

В рамках данного примера рассмотрим создание простого двухэтапного последовательно-параллельного процесса согласования.

Требования к процессу

1. Процесс "Согласование документации (2 этапа)" должен выполняться в два шага.
2. Название процесса должно вычисляться с указанием принадлежности вложенных файлов к Проекту, Стадии и Комплекту. 
3. Запуск процесса должен быть доступен на файлах с типом элемента "Документ" в статусах "Размещено" и "На корректировке".
4. Запуск процесса должен быть заблокирован, если в него не попало ни одного подходящего вложения.
5. Первый шаг процесса "Согласующие":
   1. Выполняется в статусе процесса "На согласовании".
   2. У вложенных файлов должно устанавливаться значение "На согласовании" для атрибута "Статус документа".
   3. Создает задачи на пользователей, указанных в атрибуте процесса "Согласующие". Допускается множественный выбор "Согласующих", в этом случае задачи должны создаваться параллельно.
   4. Срок выполнения задач вычисляется из количества дней, указанных в атрибуте "Трудозатраты этап 1".
   5. Завершает процесс с отклонением файлов, если хотя бы в одной из задач этапа отклонены все файлы.
6. Второй шаг процесса "Утверждающие":
   1. Выполняется в статусе процесса "На утверждении".
   2. Создает задачи на пользователя, указанного в атрибуте процесса "Утверждающие", допускается только одиночный выбор.
   3. Срок выполнения задачи этапа вычисляется из количества дней, указанных в атрибуте "Трудозатраты этап 2".
   4. При завершении этапа файлы должны должны получать "Статус документа" в соответствии с принятыми решениями.

Пошаговая настройка типа элемента процесса

1. Создать тип элемента "Согласование документации (2 этапа)" внутри типа элемента "Рабочий процесс".
   Перейти в Настройки → Типы элементов, выделить тип элемента "Рабочий процесс" и выполнить действие Создать → Тип элемента. Указать значения атрибутов "Название", "Представление" и "Представление (создание)".
   

2. На вкладке "Атрибуты" добавить необходимые атрибуты в соответствии с требованиями к процессу.

   Примечание!

   Базовые атрибуты, необходимые для работы процессов, будут унаследованы от родительских типов элементов: Элемент → Рабочий процесс → Согласование документации (2 этапа)
   Добавлять нужно только уникальные для данного процесса атрибуты.

   

3. На вкладке "Вычисления" добавить вычисление для атрибута процесса "Название" по формуле в соответствии с требованиями к процессу.
   
4. На вкладке "Валидаторы" добавить блокировку по условию в соответствии с требованиями к процессу.
   Выполнить действие Добавить → Блокировка изменения (формула) и указать значения атрибутов:
   
   
   1. "Сообщение пользователю о блокировке" - какой текст будет выведен пользователю в случае срабатывания блокировки.
   2. "Условие срабатывания (формула)" - по какому событию сработает проверка, в данном примере при переходе процесса в статус "Не начат".
   3. "Условие блокировки (формула)" - условие проверки, в данном примере проверяется наличие хотя бы одного вложенного файла.
5. На вкладке "Привязки" настроить в соответствии с требованиями к процессу.
   
   
   1. "Тип связи процесса" - тип связи используемый процессом. От выбранного типа связи зависит, в частности использование функций Ref/Refs (общий вид функции Ref('Название типа связи'))
   2. "Перечень разрешенных типов элементов" - типы элементов, которые попадут во вложения процесса (элементы с другими типами не попадут в процесс).
   3. "Перечень разрешенных статусов файлов" - статусы элементов, которые попадут во вложения процесса (элементы с другими статусами не попадут в процесс). Если оставить данное поле пустым, то все элементы с указанным типом будут попадать в процесс, вне зависимости от статуса.
   4. "Изображение" - изображение, которое будет отображаться рядом с действием запуска процесса.
   5. "Подтверждение" - данный атрибут определяет будет ли система требовать дополнительное подтверждение, перед запуском процесса.
   6. "Показать после действия" -  отображать ли сообщение об успешности создания процесса.
   7. "Показать прогресс" - отображать ли прогресс создания процесса.
   8. "Контекст" - отображать ли действие запуска процесса в контекстном меню.
   9. "Показать для ссылок" - определяет, будет ли данное действие по запуску процесса доступно не только на указанных типах элементов, но и на связях с этим типом элемента, например на вложениях процесса.
   10. "Стиль" - стиль оформления кнопки запуска процесса.
   11. "Привязка" - типы элементов, на которых будет доступно действие по запуску процесса. Привязки необязательно должны совпадать с разрешенными типами элементов. В случае, если в привязке будет указан тип элемента, отличные от разрешенного, система будет пытаться выполнить рекурсивный разрешенных типов элемента внутри указанного.
6. Привязать созданный тип элемента к списку "Процессы".
   В Основном пространстве перейти в Настройки → Списки, выделить список "Процессы", перейти на вкладку "Типы элементов" и выполнить действие Добавить с указанием созданного типа элемента "Согласование документации (2 этапа)".
   
7. Настроить правила автоматизации для типа элемента в соответствии с требованиями к процессу. Подробнее смотри раздел "Пошаговая настройка Автоматизации для типа элемента".
8. Проверить работу процесса, чтобы убедиться в корректности настройки.
9. Подготовить документацию по выполненным настройкам процесса в соответствии с требованиями компании.

Пошаговая настройка Автоматизации для типа элемента

1. Открыть канбан вид автоматизации для настройки жизненного цикла процесса.
   Перейти в Настройки → Типы элементов, выделить тип элемента процесса, в данном примере тип элемента "Согласование документации (2 этапа)", и выполнить действие Автоматизация.
   

2. Выбрать атрибут "Статус процесса" для построения канбан вида автоматизации.
   После выбора атрибута отобразятся колонки канбан вида, соответствующие значениям списка "Статусы процесса".
   

3. Добавить правила автоматизации в соответствии с требованиями к процессу.
   

   Статус процесса	Название	Тип блока	Условие	Действие	Примечание
   Инициализация	Установить права для процесса	Установить права на элемент		Права для подразделения инициатора Уровень доступа: Изменить Формула: Parent(This("Инициатор"))	Устанавливает права на процесс для подразделения инициатора процесса. Система автоматически устанавливает права на процесс для следующих участников процесса: Инициатор процесса Исполнители задач Наблюдатели Внимание! Данное действие не работает с полями - мультилукап.
   Инициализация	Установить значения атрибутов	Установить значение атрибута		Дата начала (Факт) Атрибут: Дата начала (Факт) Формула: Date() Дата окончания (План) Атрибут: Дата окончания (План) Формула: AddDay(Date(), if(IsNull(This("Согласующие")), 0, This("Трудозатраты этап 1")) + if(IsNull(This("Утверждающие")), 0, This("Трудозатраты этап 2")))	Вычисляет значения для атрибутов процесса: "Дата начала (Факт)" и "Дата окончания (План)".
   Инициализация	Переход на следующий этап	Установить значение атрибута		Переход на этап "Согласующие" Атрибут: Статус процесса Формула: Lookup("Статус процесса.Согласующие")	Переводит процесс на следующий этап "Согласующие".
   Согласующие	Сменить статус вложенным файлам	Установить значение атрибута связанных объектов		Статус документа "На согласовании" Атрибут: Статус документа Формула: Lookup("Статусы документов.На согласовании")	Устанавливает вложенным в процесс файлам значение "На согласовании" для атрибута "Статус документа".
   Согласующие	Создать задачи этапа	Этап процесса		Создать задачи для "Согласующие" Исполнители: This("Согласующие") Шаблон процесса: Параллельный этап процесса Плановая продолжительность этапа: This("Трудозатраты этап 1") Подписание ЭЦП: Нет Название задачи: Format("{0}: {1}", "Согласовать файлы", This("Статус процесса.Название")) Тип элемента: Задача на согласование	Формирует задачи на исполнителей этапа "Согласующие". В данном примере атрибут "Согласующие" позволяет указывать множественные значения, в этом случае задачи будут созданы параллельно. Внимание! Для данного действия не выполняется проверка условий.
   Согласующие	Обработка результатов этапа	Обработка вложений по результатам согласования		Завершение процесса при отклонении во всех задачах этапа Правило обработки документа*: Хотя бы один статус согласования "Отклонено" -> "Отклонено" *Выбор из списка "Правила обработки документа".	Вложениям процесса будет установлен статус "Отклонено", если хотя бы один из статусов вложений задач этапа будет "Отклонено". В списке "Правила обработки документа" можно создавать собственные правила обработки указав:  Правило обработки документа (условие) - все или хотя бы один статус согласования равен заданному в атрибуте "Статус согласования". Статуса согласования - статус согласования вложения в задаче. Статус файла - итоговой статус файла при выполнения условия.  Для каждого действия может быть выбрано более чем одно правило.
   Согласующие	Переход на следующий этап	Установить значение поля	Проверка состояния процесса Формула: This("Статус процесса.Название") != "Завершен"	Переход на этап "Утверждающие" Атрибут: Статус процесса Формула: Lookup("Статус процесса.Утверждающие")	При условии, что процесс не завершен (предыдущим правилом "Обработка результатов этапа"), переводит процесс на следующий этап "Утверждающие".
   Утверждающие	Создать задачи этапа	Этап процесса		Создать задачи для "Утверждающие" Исполнители: This("Утверждающие") Шаблон процесса: Параллельный этап процесса Плановая продолжительность этапа: This("Трудозатраты этап 2") Подписание ЭЦП: Нет Название задачи: Format("{0}: {1}", "Утвердить файлы", This("Статус процесса.Название")) Тип элемента: Задача на согласование	Формирует задачи на исполнителей этапа "Утверждающие".
   Утверждающие	Обработка финальных результатов процесса	Обработка вложений по результатам согласования		Установка финальных статусов вложенным файлам Правило обработки документа*: Хотя бы один статус согласования "Отклонено" -> "Отклонено" Хотя бы один статус согласования "Согласовано с замечаниями" -> "Согласовано с замечаниями" Все статусы согласования "Согласовано" -> "Согласовано" *Выбор из списка "Правила обработки документа".	В зависимости от того, условие какого из правил обработки документа будет выполнено, вложениям будет установлен соответствующий статус.
   Утверждающие	Установить значения атрибутов	Установить значение поля		Дата окончания (Факт) Атрибут: Дата окончания (Факт) Формула: Date()	Вычисляет значение для атрибута процесса "Дата окончания (Факт)".
   Утверждающие	Завершение процесса	Установить значение поля		Завершение процесса Атрибут: Статус процесса Статус процесса: Lookup("Статус процесса.Завершен")	Переводит процесс в статус завершено, таким образом завершая процесс.