Раздел в разработке
Пример шаблона процесса из поставки
ВНИМАНИЕ! ВАЖНАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ:
Оставляйте процесс из поставки в первоначальном виде – как есть!
Так у вас всегда будет под рукой работающий пример.
При желании что-то поправить – создайте новый процесс по аналогии, а потом меняйте.
Общая логика шаблона
- В поставке в качестве примера настроен процесс «Согласование документации (v2)»
- Запустить процесс в работу можно только при выделении файлов в статусе «Размещено» и «На корректировке»
- Запустить процесс в работу могут только те пользователи, которые указаны в атрибуте «Разрешен запуск процесса согласования» в свойствах (см. про зону атрибутов в статье) созданной папки Проекта или папки типа Стадия (в атрибут можно подставить подразделение, ФГ или пользователей).
- Заложено три этапа согласования, третий этап - обязательный.
Первые два этапа могут иметь несколько исполнителей, получающих задачи параллельно. Последний этап должен иметь одного исполнителя – его указание обязательно. Если не указать исполнителей на первых этапах, то эти этапы процессов пропускаются - При запуске процесса обязательно должны быть указаны Трудозатраты на этапах, на которых есть исполнители
- Исполнители для этапов, трудозатраты и наблюдатели могут быть заполнены в атрибутах папки тип Стадия в иерархии хранения файлов – тогда они подтянуться в процесс как значения по умолчанию.
При запуске процесса в карточке запуска их можно поменять - Исполнители принимают решение по каждому файлу (вложению) отдельно.
- Решение принимается исполнителем по каждому файлу вложения отдельно.
Возможные решения Исполнителей для вложений:
- Согласовано
- Согласовано с замечаниями
- Отклонено - Каждый файл вложения получает статус, соответствующий выбору, сделанному исполнителем на этапе утверждения
По результатам процесса статусы изменяются только у документов - На согласованные файлы формата PDF будет проставлен QR-код. QR-коды проставляются на каждом листе PDF-файла
- Если согласование файлов запускалось в папке структуры с названием «В процессе», то в папке с названием «Согласовано» будут сохраняться копии согласованных файлов
- Если все файлы были отклонены всеми исполнителями на первом/втором этапе, то процесс не переходит на следующий этап, а завершается отклонением вложений
Рамки использования шаблона из поставки
Чем можно управлять без изменения настроек:
- Сокращать количество этапов – с трех до двух или одного
- Назначать уполномоченных инициаторов процесса
- Задавать исполнителей на этапах – при старте процесса или заранее ставить значения на папке Стадии для использования как значения, которые подтянуться по умолчанию
Что может быть скорректировано в копии шаблона путем изменения настроек:
- Название этапов и статусов
- Действия на этапах:
- изменение статусов файлов
- копирование вложений
- отправка оповещений
- отключение проставления QR-кодов (для PDF-файлов)
- подключение проставления штампа (для PDF-файлов)
- Статусы документов, на которых может быть запущен процесс
- Типы элементов, на которых может быть запущен процесс
Какие механизмы для настройки процессов есть в системе
Новый шаблон процесса в системе – это новый Тип элемента, который создается в группе элементов «Процессы». Такой же Тип элемента, как и все остальные в системе (см. статью)
При настройке нового шаблона активно используются следующие элементы и инструменты системы:
- Список «Статусы процесса» - название статуса=названию потенциального этапа процесса
- Автоматизация (см. статью)
- для формирования этапов конкретного шаблона процесса и настройки событий на каждом этапе
- для настройки автоматических событий, которые должны произойти при смене статуса вложения процесса (например, когда вложения в процессе файлы, то настройка делается на Типе элемента файла)
- Атрибуты типа элемента – для определения места хранения информации о исполнителях этапов, о продолжительности этапов, о наблюдателях и прочих параметрах, которые нужно знать о процессе
- Валидаторы (см. статью) - для создания правил, условий запуска экземпляра процесса по шаблону в работу
- Вычисления (см. статью) – правила (формулы), по которым можно автоматически заполнить атрибуты нового процесса. Например, заполнить исполнителя этапа из атрибута папки, в которой лежат связанные с процессом (вложенные) файлы
- Привязки – правила показа нового шаблона процесса для запуска. Например, на файлах запускать процесс можно, а на папках – его и не видно в командном меню; или на папке комплекта процесс как команда есть, а на папке стадии его пользователи не увидят
Валидаторы, действия в автоматизациях и вычисления используют формулы. Операторы для составления формул описаны в статье документации по системе
Методическая подготовка к настройке шаблона процесса
- Прежде, чем приступать к настройкам, следует принять ряд решений, определяющих облик нового шаблона процесса в системе:
- Определить глобально что это будет за процесс, что принципиально он должен делать. Например, выдача задач без вложений, какие-то действия с вложенными в процесс папками и/или файлами (подписание, выдача в производство работ, передача в архив и пр.)
- Дать шаблону процесса название
- Определить максимально возможное количество этапов и их названия.
Нарисовать схему переходов с этапа на этап с указанием условий перехода - Решить нужен ли плановый срок завершения процесса, то определить способ его получения
- Дать названия для исполнителей задач на каждом этапе, определить правила заполнения значений исполнителей для экземпляра процесса, описать правила отправки оповещений участникам процесса
- Если процесс предполагает вложения, то решить, какие должны быть ограничения на типы этих вложений, их состояния и значения атрибутов
- При наличии вложений решить - должны ли меняться атрибуты вложений при движении процесса с этапа на этап. Если должны, то как
- Продумать сценарии завершения процесса и требуемые автоматические действия системы при завершении по каждому сценарию
- Решить, в каком месте системе и кому уместно запускать процесс данного типа в работу
- Проработать сценарий/сценарии проверки отработки процесса в системе
- Зафиксируйте свои требования в документе Техпроект по настройке
- Краткий пример требований см. в статье документации
Настройка нового шаблона процесса
Проведите настройки под аккаунтом администратора, опираясь на
- Ваш Техпроект по настройке
- Статью документации
- На полученные навыки при обучении и сертификации